Работа фонда: лето 2020

Работа фондов — это не только сбор пожертвований, как кажется многим. Это много консультационной, технической и экспертной работы, которая часто не видна. В этом тексте мы решили рассказать вам про некоторые аспекты нашей работы этим летом.

1. Размещение отчетов на сайте фонда

Начнем с рутины. Каждый день мы выкладываем на сайт фонда отчеты о поступлениях. Даже если вы перечислили 10 рублей, они обязательно появятся в наших отчетах на сайте. Такая дотошность кому-то может показаться излишней, но для нас это очень важно, ведь деятельность фонда держится на доверии — на вашем доверии. Поэтому мы стремимся к максимальной прозрачности. Вы перечислили нам какую-то сумму? — вы можете открыть сайт и увидеть, что деньги дошли. Вы хотите узнать, как идут сборы? — вы открываете сайт и видите собранную сумму и остаток по сбору.

2. Размещение новостей на сайте фонда и в группах фонда во ВКонтакте, Фейсбуке и Инстаграм

Каждый день в нашей группе ВКонтакте мы рассказываем о том, что нового у нас происходит: о наших подопечных и сборах, о наших проектах, о ярмарках, которые организуют наш волонтеры. Мы стараемся рассказывать о важных событиях, касающихся благотворительности в целом и лечения онкозаболеваний в частности. О том, как вы можете помочь, и о тех, кто уже помогает. Если вы больше читаете фейсбук или инстраграм — вы можете подписаться на нас и в этих сетях. Самые важные новости появляются и на сайте фонда.

В солидных фирмах написанием таких постов занимается отдельный специалист —сммщик, или даже группа специалистов. Мы по максимуму экономим средства, поэтому написанием постов занимаются сотрудники фонда и волонтеры.

А еще наши волонтеры делают рассылку тем, кто на нее подписался — чтобы вы вовремя узнавали об акциях и сборах.

3. Информационное сопровождение сборов

Каждый сбор — это целая серия мероприятий. Видимая часть — это акции и плакаты на ящиках для пожертвований. С этим нам очень помогают волонтеры и дружественные организации. Спасибо! Без вас нам было бы не справиться!

Но у каждого сбора есть еще и «невидимая» часть. Перед запуском каждого сбора идет серьезная консультативная работа: мы выясняем, может ли подопечный получить необходимое за счет государства? обоснован ли сбор — есть ли назначения врачей? Если мы запустили сбор, это значит, что у нас собраны все необходимые документы и есть обоснования.

Итак, правление фонда приняло решение открыть сбор. Что происходит дальше?

Мы пишем текст: коротко, простым языком стараемся объяснить почему приходится запускать сбор, на что пойдут собранные средства. Вычитываем, редактируем. Мы подбираем фото подопечного. Часто его приходится делать специально — то, что есть, может не соответствовать по качеству. Мы создаем на сайте страницу этого подопечного, размещаем фото с информацией в специальном альбоме в нашей группе в ВК и делаем новость во всех соц.сетях о начале сбора. Для ящиков делаются листовки — спасибо нашему волонтеру-дизайнеру.

Пока идет сбор мы напоминаем вам о подопечных, о том, зачем нужны средства, и о том, сколько еще осталось собрать.

По завершении сбора мы пишем новость, убираем страницу подопечного на сайте в рубрику «Люди, которым мы помогли», а фотографию в альбоме в ВК перемещаем в альбом «Завершенные сборы».

Этим летом мы закрыли сбор по Марии Идрисовой и Саше Карбасниковой; сборы на Даню Багрецова, Ярослава Степанова, Светлану Яцкову и Дмитрия Стерлягова продолжаются.

4. Взаимодействие с подопечными

Мы поддерживаем постоянную связь с нашими подопечными — насколько этого требует необходимость. Сколько осталось банок лечебной смеси? Как функционируют новые ортезы? Нужно ли сдавать анализы и закуплены ли все лекарства, прописанные врачами? Эти и другие — в каждом случае свои — вопросы мы отслеживаем в отношении наших подопечных.

Мы постоянно на связи с теми, на кого идут или недавно завершились сборы, и с теми, кому мы помогаем регулярно. Несколько реже мы узнаем как дела у подопечных, которым мы помогли раньше. Например, в июле мы рассказали вам про лето Алеши Магазинова, Виталия Пономарева, Вероники Парфеновой Богдана Шатровского, Ярослава Степанова и Павла Полянского.

5. Ответы на обращения

Каждый месяц к нам поступают десятки обращения и вопросов. Мы стараемся отвечать всем. В случае отказа мы объясняем причину и, по возможности, подсказываем куда можно обратиться. В других случаях — разбираемся в ситуации и консультируем. Например, к нам обращаются с такими вопросами: как ухаживать за онкобольными на дому? где можно уточнить диагноз и адекватность лечения? что делать, если препарат иммунотерапии не зарегистрирован в России? Какие-то вопросы удалось решить быстро, какие-то сейчас находятся в стадии выяснения.

6. Участие в онлайн-конференциях

Мы постоянно учимся и стараемся сделать нашу работу лучше, поэтому участвуем в конференциях — сейчас они проходят в онлайн формате

7. Взаимодействие с другими организациями
Собранные средства — это еще не все. Необходимо, чтобы на каждое действие был соответствующий документ. Например, чтобы оплатить оборудование или расходы на донора костного мозга, необходимо связаться с организацией, оказывающей услугу, проследить, чтобы правильно был выставлен счет, подопечному был доставлен товар или оказана услуга и все подтверждающие документы подписаны сторонами и доставлены. Например, таким контрагентом в июле стал регистр доноров костного мозга (г.Киров).

В других случаях требуются отчеты о расходовании поступивших от организации пожертвований. Ежеквартальный отчет мы отправляем в фонд «Нужна помощь».

Мы взаимодействуем и с нашими жертвователями, особенно, если это большое целевое пожертвование, как от компании Playrix на проект «Гастроли больничных клоунов».

Консультируя людей мы часто обращаемся за помощью и советом к нашим друзьям — фонду «Подари жизнь» и фонду «АдВита».

А еще мы на связи с нашими партнерами, организующим акцию в пользу подопечных фонда: это, например, «Чарли-клуб», проект «КругОвороТ», АНО «Светлица».

8. Ведение документооборота

«Без бумажки ты букашка» — гласит известная поговорка. Документы в любой организации важны. И даже если мы работаем удаленно, все необходимые подтверждающие бумаги должны быть: приказы, протоколы, заявления, акты.

9. Взаимодействие с волонтерами

Наш фонд существует во многом благодаря тому, что у нас много друзей. Это волонтеры, участвующие в ярмарках, и группа «Самоделкино», волонтеры-мастерицы, волонтеры создающие акции в пользу фонда, арт-волонтеры проекта «Друзья» и больничные клоуны. Пока невозможны выходы в больницу, наши волонтеры придумывают онлайн активности в пользу фонда и мы остаемся с ними на связи — поддерживаем и подсказываем, где необходимо, а они в ответ поддерживают нас. Спасибо!